KI-Schulung für Mitarbeitende: was Pflicht ist und was wirklich hilft.

Dieser Text ist recherchiert und keine Rechtsberatung. Die KI-Verordnung wurde 2026 geändert, und die Auslegung entwickelt sich. Stand: Oktober 2026. Für eine verbindliche Einschätzung deines Betriebs gehört der Wortlaut auf EUR-Lex und im Zweifel eine Rechtsberatung dazu.

Seit Anfang 2025 geistert ein Satz durch die Postfächer: KI-Schulung ist jetzt Pflicht. Danach kamen die Angebote, und mit ihnen die Unsicherheit, was genau man eigentlich nachweisen muss. Die gute Nachricht ist, dass die Pflicht kleiner ist, als viele Mails klingen. Die weniger gute, dass sie trotzdem nicht verschwunden ist.

Was Artikel 4 heute verlangt

Artikel 4 der KI-Verordnung regelt die KI-Kompetenz und gilt seit dem 2. Februar 2025. Mit der Digital-Omnibus-Verordnung, im Amtsblatt veröffentlicht am 24. Juli 2026, wurde er umformuliert. Anbieter und Betreiber von KI-Systemen müssen jetzt Maßnahmen ergreifen, um die Entwicklung von KI-Kompetenz zu unterstützen. Vorher hieß es sinngemäß, sie müssten sicherstellen, dass ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz vorhanden ist.

Aus einer Erfolgspflicht ist damit eine Bemühenspflicht geworden. Die Maßnahmen sollen zu Kenntnissen, Erfahrung und Ausbildung der Leute passen und zu dem, wofür ihr KI einsetzt. Ein bestimmtes Niveau jeder einzelnen Person musst du nicht garantieren.

Wen das betrifft

Betreiber ist, wer ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich nutzt. Das ist nicht nur die Firma mit eigener KI-Software. Ein Betrieb, in dem das Team ChatGPT, Copilot oder Claude für Texte, Angebote oder Recherche verwendet, ist in aller Regel schon Betreiber. Damit betrifft Artikel 4 fast jedes kleine Unternehmen, in dem KI im Alltag angekommen ist.

Was nicht verlangt wird

1. Kein Zertifikat. Es gibt keine vorgeschriebene Prüfung und keinen amtlichen Nachweis.
2. Keine feste Stundenzahl und kein festes Format. Ein Workshop, eine interne Schulung oder eine begleitete Einführung kann passen.
3. Kein KI-Beauftragter. Eine eigene Rolle dafür schreibt Artikel 4 nicht vor.

Was du trotzdem tun solltest: kurz aufschreiben, wer wann woran geschult wurde und welche Regeln bei euch für KI gelten. Wenn jemand fragt, hast du dann etwas in der Hand, und eure Regeln sind nicht nur im Kopf einer Person.

Schulung, Weiterbildung oder Workshop

Die Wörter werden durcheinander benutzt, gemeint ist fast immer dasselbe Ziel: Die Leute sollen KI so einsetzen können, dass Arbeit leichter wird und nichts schiefgeht. Der Unterschied liegt in der Form. Eine Schulung erklärt, eine Weiterbildung baut Wissen über Zeit auf, und ein Workshop setzt es am Tag selbst in den eigenen Werkzeugen um.

Für kleine Teams ist der Workshop meist die beste Form, weil das Wissen nicht im Seminarraum bleibt. Wer am Ende des Tages einen gemeinsamen Arbeitsbereich, geteilte Anweisungen und klare Regeln hat, arbeitet am nächsten Morgen anders als vorher. Das ist eine KI-Schulung und eine KI-Weiterbildung, nur praktischer.

Was eine gute KI-Schulung abdeckt

1. Grundlagen: was die Werkzeuge können, wo sie danebenliegen und warum man Ergebnisse prüft.
2. Datenschutz und Vertraulichkeit: was in die KI darf und was nicht, etwa Kundendaten oder interne Zahlen.
3. Eure Aufgaben: die drei bis fünf Arbeiten, die bei euch jede Woche Zeit kosten, an echten Beispielen.
4. Gemeinsame Regeln und Anweisungen: damit nicht jede Person ihre eigene Art hat, mit KI zu arbeiten.
5. Eine Nachbereitung: nach ein, zwei Wochen, wenn die Fragen aus dem Alltag da sind.

Genau so sind meine KI-Workshops für Teams aufgebaut: die KI-Team-Grundlagen für den gemeinsamen Anfang und KI-Content in Markenstimme für alle, die Inhalte schreiben. Für Selbstständige ohne Team gibt es eigene KI-Workshops in kleinen Gruppen.

Was das kostet und wer es fördert

Ein halber Tag für ein kleines Team liegt bei mir ab 1.350 Euro netto, ein ganzer Tag ab 1.950 Euro. Für kleine und mittlere Unternehmen kann Beratung und Weiterbildung anteilig gefördert werden, zum Beispiel über das INQA-Coaching oder die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen. Ob das für euch passt, hängt von Programm, Bundesland und Unternehmensgröße ab, und der Antrag muss in der Regel vor dem Start gestellt werden. Ich ordne das ein und verweise an Partner, die den Antrag übernehmen.

Stand: Oktober 2026. Rechtsgrundlagen: Art. 4 und Art. 3 Nr. 4 Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung), geändert durch die Digital-Omnibus-Verordnung (EU) 2026/1744, veröffentlicht im Amtsblatt der EU am 24. Juli 2026. Fördervoraussetzungen bei INQA und BAFA ändern sich, die Entscheidung trifft die Förderstelle. Dieser Text ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.