Wenn du nach KI Tools suchst, findest du Listen. Dreißig Werkzeuge, jedes mit Kurzbeschreibung und Link, und am Ende weißt du mehr und hast weniger erledigt als vorher. Ich habe solche Listen gelesen und gespeichert und mindestens ein Abo bezahlt, das danach stillstand. Deshalb steht hier keine Liste, sondern das, was in meinem Betrieb wirklich läuft.
Warum ich keine Liste mit dreißig Tools schreibe
Weil das Werkzeug fast nie das Problem ist. Die meisten Selbstständigen, die ich kenne, haben genug KI Tools. Was fehlt, ist der Ablauf dahinter: wofür genau ein Werkzeug da ist, was es bekommt und wo das Ergebnis landet. Ohne diesen Ablauf produziert jedes Werkzeug Müll, und zwar schnell und viel davon.
Was bei mir jeden Tag läuft
| Werkzeug | Wofür bei mir |
|---|---|
| Claude | Texte in meiner Sprache, weil meine Markenstimme dort als feste Anweisung hinterlegt ist. Und diese Website: Seiten, Formulare und den Chat unten rechts habe ich mit Claude gebaut. |
| ChatGPT | Das Einrichten von Abläufen in meinem CRM. Ich beschreibe, was passieren soll, und lasse mir die Schritte bauen. |
| CRM mit E-Mail | Hier laufen alle Anmeldungen, Anfragen und Bestätigungsmails zusammen, statt in fünf Postfächern. |
| Ideen-Ablage | Jede Idee landet an einem Ort, mit Marke, Kanal und Format, statt in Notizen, Screenshots und Sprachnachrichten verteilt. |
| Planungstool | Fertige Beiträge werden eingeplant und veröffentlicht, ohne dass ich zur richtigen Uhrzeit am Handy sitze. |
| Bildbearbeitung mit KI | Fotos für Website und Beiträge. Was mit KI bearbeitet ist, kennzeichne ich. |
Dazwischen arbeiten Assistenten, die keine Menschen sind: einer sammelt Ideen, einer recherchiert, einer bereitet die Veröffentlichung vor. Jeder hat eine Aufgabe, eine Grenze und eine Stelle, an der ich drüberschaue, bevor etwas rausgeht.
Was rausgeflogen ist
Ein Manychat-Konto, das siebzehn Monate stillstand. Eingerichtet, bezahlt, nie in einen Ablauf eingebaut, weil niemand festgelegt hatte, welche Nachricht wohin führen soll. Das Werkzeug war in Ordnung, der Ablauf fehlte.
Dasselbe Muster sehe ich bei fast allen, die mit KI unzufrieden sind: Es wurde etwas gekauft, bevor klar war, welchen Vorgang es übernehmen soll. Wer so anfängt, sammelt Abos, nicht Zeit.
Woran ich ein Werkzeug messe
- Welchen Vorgang nimmt es mir ab? Wenn ich das nicht in einem Satz sagen kann, kommt es nicht rein.
- Wo landet das Ergebnis? Ein Werkzeug, dessen Ergebnis ich von Hand weitertragen muss, spart weniger, als es verspricht.
- Wer prüft? Jede KI liegt manchmal daneben. Es muss klar sein, an welcher Stelle ein Mensch draufschaut.
- Was passiert, wenn es wegfällt? Wenn mein Betrieb an einem einzigen Werkzeug hängt, habe ich das alte Problem nur verschoben.
Womit du anfängst
Mit einem Werkzeug und einem Vorgang, nicht mit fünf. Nimm die Aufgabe, die dich jede Woche am meisten Zeit kostet, und gib sie einem KI-Assistenten mit einer festen Anweisung. Wie das geht, zeigen die fünf kostenlosen KI-Helfer. Wenn du nicht weißt, welcher Vorgang das ist, sagt es dir der Engpass-Check. Und was ein KI-Agent von einem einfachen Helfer unterscheidet, steht im Artikel KI Agenten im Marketing.
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Anne Marx richtet KI-gestützte Marketing- und Vertriebsabläufe ein. Über zwanzig Jahre Marketing und Vertrieb, zuletzt Vertriebsleitung und Leitung Digitales Marketing im regulierten Pharmamarkt.
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